Rutine for forebygging og oppfølging av sykefravær

Tidspunkt Ansvar Beskrivelse
Ved fare for sykefravær Arbeidstaker For å forebygge og unngå sykmelding skal arbeidstaker som hovedregel ta kontakt med leder før kontakt med lege. Unntaket er akutte situasjoner. Formål med kontakten er:

  • å informere leder dersom det er fare for sykefravær.
  • å drøfte muligheten for midlertidig tilrettelegging
Ved fare for sykefravær
eller ved hyppig korttidsfravær		 Arbeidsgiver Arbeidsgiver skal sammen med arbeidstaker drøfte:

  • Kan noe gjøres for å unngå sykefravær?
  • Skyldes utfordringene forhold i arbeidssituasjonen?
  • Muligheten for midlertidig tilrettelegging (arbeidsoppgaver, organisering, hjelpemidler, arbeidstid m.m.)
  • Er det noe leder skal informere kollegaer/andre om? Hva?

Ved behov utarbeides en oppfølgingsplan sammen med arbeidstaker. Vurder å kontakte bedriftshelsetjenesten.
Ved sykefravær Arbeidstaker Hvis sykmelding (hel eller delvis) ikke kan unngås, ta med eventuell oppfølgingsplan til legen.
1. fraværsdag Arbeidstaker

 

Arbeidsgiver

 Skal gi beskjed til sin leder om fraværet. Hva er forventet fraværslengde og evt. sykmeldingsgrad? Leder og arbeidstaker avtaler ny kontakt innen egenmeldings-perioden, dersom fraværet varer lengre enn 4-5 dager.Ved kortere sykefravær leveres egenmeldingsskjema til nærmeste overordnede første arbeidsdag etter sykefraværet.

Nærmeste overordnede skal etterlyse hvis arbeidstaker ikke er på arbeid (og ikke selv har meldt fra) innen ca 10 min. (avhenger av stilling og oppgaver hvor praktisk dette er å gjennomføre)
Innen 9. fraværs dag Arbeidstaker

Arbeidsgiver

 Digital sykmelding sendes til arbeidsplassen via «Ditt sykefravær» på nav.no. Ta deretter kontakt med leder. Ved sykmelding på papir, leveres denne til leder. Arbeidsgiver finner oppfølgingsplan på «Dine sykmeldte» på nav.no
Når arbeidstaker tar kontakt:

  • Hvordan går det, god bedring, forventet lengde på fraværet
  • Hva kan arbeidsgiver bistå med, mulige arbeidsoppgaver og tilrettelegging?
  • Avtale når de skal ha ny kontakt.
Innen 2-3 ukers fravær Arbeidsgiver
  • Evaluering/ utarbeiding av oppfølgingsplan når hensiktsmessig, ting som bør endres?
  • Skyldes fraværet forhold utenfor arbeidsplassen.
    Krever fraværet tilrettelegging (hjelpemidler, organisering, arbeidsoppgaver, arbeidstid m.m.)
  • Kan arbeidstaker gjøre noe på tross av at hun/han har plager?
  • Eventuelt gjøre noe annet enn det hun/han pleier å gjøre?
Innen 4. fraværs uke
Oppfølgingsplan		 Arbeidsgiver

 

 

Arbeidstaker

 Invitere arbeidstaker til et oppfølgingsmøte. Unntak for sykmeldte hvor det er «åpenbart unødvendig». Arbeidsgiver sjekker ut med den sykmeldte om hvorvidt syke-fraværet faller inn under unntaket. Arbeidstaker kan ha tillitsvalgt eller en annen person med på møtet.

Avklar om arbeidsgiver kan legge forholdene til rette slik at arbeidstaker kan begynne i arbeid igjen. Dersom leder ikke ser muligheter for å løse saken innenfor egen avdeling, skal leder ta saken videre opp i virksomheten (leder, personalavdeling, el.).
Leder sender/deler oppfølgingsplanen til lege / annen sykmelder.

Leder sender innkalling til sykmelder til dialogmøte 1. Oppfølgingsplanen sendes til NAV ved behov for bistand fra NAV.
Arbeidstaker plikter (lovpålagt AML §2-3) å medvirke til å finne løsninger som hindrer unødig langvarig sykefravær.
Innen
7 uker –
Dialogmøte 1		 Arbeidsgiver Ved 100% sykmelding: Leder inviterer arbeidstaker til oppfølgingsmøte, med mindre det er «åpenbart unødvendig». Jfr. «Sjekkliste for dialogmøte 1» (nav.no).

Ved gradert sykmelding: Møtet avholdes hvis det er hensiktsmessig. For eksempel ved behov for å dokumentere effekten av en tilrettelegging / utprøving eller for å vurdere nye tiltak. Oppfølgingsplanen justeres.

Ved behov kan andre aktører inviteres, eks. sykmelder, annet helsepersonell, bedriftshelsetjenesten, NAV, tillitsvalgt eller verneombud. Arbeidstaker må samtykke dersom sykmelder innkalles til dialogmøte 1.

Legen kan fritas fra plikten til å delta i møtet dersom det er ekstraordinære forhold knyttet til dennes arbeidssituasjon.
Innen
8 uker –
Aktivitetsplikt		 Sykmelder Aktivitetsplikt; Innen 8 uker skal den sykmeldte være i aktivitet på arbeidsplassen. Det er to unntak:
a) tungtveiende medisinske grunner som hindrer aktivitet. Her kreves en utvidet legeerklæring som dokumenterer dette.
b) Dersom den ansatte ikke kan være i aktivitet pga at det ikke er mulig å legge til rette på arbeidsplassen. Dette må arbeidsgiver dokumentere med en oppfølgingsplan til NAV.
Oppfølgingsansvaret ligger fortsatt hos arbeidsgiver.
6 måneder –
Dialogmøte 2		 NAV NAV har ansvar for å kalle inn leder, arbeidstaker og evt. lege til dialogmøte 2.

Arbeidsgiver sender inn oppdatert /justert oppfølgingsplan til NAV kontoret en uke før møtet.

Ser noen av deltakerne det som formålstjenlig å avholde møtet tidligere, kontakter de NAV. Det kreves ikke samtykke fra arbeidstaker dersom sykmelder, helsepersonell eller BHT innkalles av NAV.

Uke 16 sender NAV en forespørsel til arbeidstaker og arbeidsgiver i hhv «Ditt NAV» og «Altinn» om de ønsker / har behov for et dialogmøte 2 med NAV.
Dialogmøte 3
Uke 39		 Arbeidsgiver, arbeidstaker, lege eller NAV kan ta initiativ til et møte. Bl.a. for å avklare hva som skal skje når sykepengeåret er omme.

NAV inviterer den sykmeldte på «Ditt NAV» om å gi tilbakemelding på om de trenger mer veiledning fra NAV.
Kontakt minst 1 gang i måneden Arbeidsgiver og arbeidstaker Leder og arbeidstaker holder jevnlig kontakt, også når sykefraværet blir langvarig, og aktive tiltak ikke er mulig. Avtal gjerne med arbeidstaker hvordan dialogen skal ivaretas. Dokumenter dialogen og se etter løsninger.

Arbeidsgiver har ansvar for oppfølgingen så lenge ansettelsesforholdet varer. Aktuell informasjon fra arbeidsplassen gis fortløpende til arbeidstaker. Arbeidstaker inviteres til aktuelle møter og sosiale tilstelninger.
Oppfølging ved friskmelding Arbeidsgiver Det er viktig med oppfølgingssamtaler med den som har vært sykmeldt, slik at arbeidssituasjonen kan vurderes.